De vergeten snelheidstoename

Veel IT projecten krijgen het stempel dat het niet voldoet aan de verwachtingen. Gevraagde functionaliteit en gevraagde informatie wordt niet geleverd. Veel genoemde oorzaken daarbij zijn de gekozen techniek en/of de gekozen aanpak. Zelden horen we als oorzaak de toegenomen snelheid. Toch is het waard hier wat nader op in te gaan. Te meer omdat we zien dat het effect ervan niet altijd goed wordt ingezien. Zo wordt vaak vergeten dat door de toename van de snelheid de vraagfrequentie, en daarmee de frequentie van beantwoording, ook toeneemt. Niet tijdig beantwoorden leidt tot ergernis en daarmee tot een negatief beeld over het project. De snelheidstoename geldt ook voor informatietransport. De toename brengt met zich mee dat nieuwe afspraken en protocollen gemaakt dienen te worden. Met het opstellen van deze protocollen gaat vaak veel (ongeplande) tijd verloren. Tijd die er, gedreven vanuit de business case, binnen projecten vaak niet is. Hierdoor komen de nieuwe mogelijkheden niet goed tot een recht en wordt er al snel gegrepen naar een volgende innovatie.

Kortom, het is waard om bij vernieuwingen ook de snelheidstoename goed te doorgronden en daarbij de gehele procesketen te betrekken.

 

Trekpop in onderhoud

trekverkeerdSystemen die al lange tijd in gebruik zijn hebben de neiging om onvoorspelbaar gedrag te gaan vertonen bij aanpassingen. Vaak is dit een gevolg van in de loop der jaren aangebrachte systeemwijzigingen en aanvullende functionaliteiten. Een bijkomend probleem bij oude systemen is het ontbreken van kennis over de werking, omdat de makers zijn vertrokken en de documentatie niet alles beschrijft.

Een van onze informatieregisseurs had bij een systeem aanpassingen te maken met zulk onvoorspelbaar gedrag. Zij vergeleek (metafoor) zo’n systeem met de problemen die ontstaan bij langdurig gebruik van een trekpop.

 

 

 

<KLIK OP AFBEELDING>

 

trekgoedEen trekpop waarvan de touwtjes door de jaren heen ofwel versleten zijn, ofwel vervangen door nieuwe draaitjes. Bij een trekpop verwacht je door aan het touwtje te trekken, dat de armpjes en beentjes voorspelbaar gedrag vertonen. Dat gaat jaren goed. Maar in de loop der jaren zijn nieuwe touwtjes en nieuwe knoopjes gemaakt. Er zijn extra touwtjes naast bestaande touwtjes gekomen en de oude touwtjes zijn blijven zitten omdat men bang is dat er nog ergens een armpje of beentje afhankelijk is van het oude touwtje. Soms zijn er touwtjes gebroken, maar blijven we er vrolijk aan trekken, ook al beweegt er niets meer.

Om te voorkomen dat de touwtjes in de war raken, te veel slijten of breken, is het zaak regelmatig preventief onderhoud uit te voeren. Onderzoek alle bewegende delen en alle verbindingen en zorg dat de trekpop de juiste beweging maakt en geen onvoorspelbare.

 

 

<KLIK OP AFBEELDING>

 

Ook bij systemen adviseren wij preventief onderhoud om onvoorspelbaar gedrag te voorkomen. Speciale aandacht zouden wij geven aan de onderdelen van het systeem waar aanpassingen op zijn gedaan in de loop der jaren.

De wandschemerlamp

Hij is al geruime tijd uit de mode maar velen onder ons kennen ‘m nog wel ‘De wandschemerlamp’. Een schemerlamp met een harmonicamechanisme waarmee de lichtbundel gericht kon worden. Dit type lamp was in de jaren 50, 60 in bijna elke huiskamer te vinden. U zult zich afvragen wat heeft dat met informatieregie te maken? Welnu, het is een prachtige metafoor voor een besturingsmodel van een organisatie. Laten we de gloeilamp als uitvoerende deel van een organisatie beschouwen en het draaipunt aan de muur het hogere management. Vanuit het draaipunt aan de muur wordt richting gegeven aan de lamp. Wat je direct ervaart is dat hoe groter de afstand tussen lamp en muur, het steeds lastiger wordt om vanuit de muur de lamp te sturen. De harmonica wordt steeds verder uitgerekt en (hoewel het aantal schakels gelijk blijft) verliest zijn vormvastheid. Met andere woorden hoe groter de afstand tussen uitvoering en management hoe lastiger het wordt om de gewenste richting te realiseren. In deze metafoor zie je ook de schakels, welke staan voor de managementlagen, steeds verder onder spanning komen te staan. Tevens is met deze metafoor inzichtelijk dat kleine bestuurlijke wijzigingen grote (en soms onverwachte) gevolgen kunnen hebben wanneer de afstand tussen uitvoering en management groot is. Afstand moet in evenwicht zijn met de sterkte van de tussenliggende managementlagen. De wandschemerlamp, een metafoor welke goed toepasbaar is om aan organisaties die worstelen met haar besturingsmodel de effecten van bepaalde keuzes duidelijk te maken.

Data als nieuwe doping

Het juli 2016 nummer van “Delft Integraal” was gewijd aan het thema sport en welke onderzoeken de Technische Universiteit Delft daarin zoal verricht. Een voorbeeld daarvan is de samenwerking met het wielerteam Giant-Alpecin. Daarbij worden grote hoeveelheden data verzameld en geanalyseerd. Data van o.a. hartslag, kracht op de pedalen, snelheid en parcours. Alles gericht op het analyseren van de prestatie en deze daar waar mogelijk te optimaliseren. In die zin wordt data in een van de artikelen uit “Delf Integraal” genoemd als ‘Data als nieuwe doping’. Het verzamelen en analyseren van data en het vinden van een optimum in gestelde doelen geldt uiteraard ook voor het bedrijfsleven. Ook daar is men steeds verfijnder aan het zoeken naar een optimum. Een optimum wat veelal niet op basis van één criterium bepaald kan worden. Het is vaak een samenspel van veel factoren van verschillende dimensies. Het is dan ook niet alleen zaak de juiste informatie te verzamelen maar ook om in het samenspel van die informatie de juiste analysetechnieken toe te passen. We zien in de markt een ontwikkeling dat steeds meer geavanceerde analysetechnieken beschikbaar komen. Voor bedrijven liggen er dan ook kansen om de winnaar te worden, met data als doping.

Sjouwen met Data

Het is voor Informatieregisseurs steeds weer een afweging. Doet onze klant er goed aan de informatie werkelijk in huis te halen en op te slaan. Informatie waarvan men zelf niet de bron is. Misschien doet de klant er beter aan informatie op afroep te gebruiken en dus op te vragen op het moment dat het nodig is. In huis nemen betekent dat men minder afhankelijk is, maar wel dat men verantwoordelijkheid neemt voor die informatie. En met alle beheer consequenties van dien. Het opvragen vanuit de authentieke bron, buiten de eigen organisatie, creëert een afhankelijkheid en vraagt om en andere controle en beheersing van de kwaliteit. Deze oplossing kan flinke financiële voordelen hebben. Het is dan ook steeds zoeken naar de juiste balans. Een balans welke vooral bepaald wordt door de bedrijfsstrategie van de klant en de stand van de techniek.

Wat vertellen we op een verjaardag?

Stel je bent Informatieregisseur en familieleden vragen je wat voor werk je doet. Wat zeg je dan? Termen als Business Intelligence, Big Data, BPM, OLAP of informatiearchitecturen zeggen de meeste familieleden niets. Hoe maak je dan toch simpel duidelijk wat een Informatieregisseur doet? een handige techniek om het duidelijk te maken, en vooral ook het gesprek op gang te brengen, is het stellen van een wedervraag. Bijvoorbeeld: Wie van jullie heeft wel eens te maken gehad met een fout van een verzekeraar, belastingdienst, pensioenfonds, UWV of een andere grote administratieve organisatie? Continue reading “Wat vertellen we op een verjaardag?”

Vind nou niet opnieuw het wiel uit !

U hebt een wiel nodig, dus richt u zich tot een partij die u een wiel zou kunnen leveren. U geeft hem op wat de kleur zou moeten zijn, van welk materiaal het wiel gemaakt moet zijn en meer van dat soort specificaties. Twee weken later is de leverancier klaar en levert u trots het wiel. “Maar…”, stamelt u, “dat wiel is helemaal niet rond !” “Moest dat dat?”, vraagt de leverancier. “Dat had u er niet bij gezegd, het stond niet in de specificaties.” Zie daar het risico, als u het wiel opnieuw wilt uitvinden.

Zeg het met een “metafoor”

ICT gerelateerde architecturen en ontwerpen zijn voor niet ICT-ers vaak lastig te doorgronden. Toch worden deze producten vaak, met al hun abstracties, ter goedkeuring voorgelegd aan gebruikers, die niet altijd thuis zijn in de gehanteerde beschrijvingstechnieken. De consultants van de FermGroep worden momenteel getraind om naast de formele beschrijvingstechnieken tevens een begrijpelijk uitleg aan te leveren. Een uitleg waarbij door gebruik van voor ieder begrijpelijke metaforen de essentie van het ontwerp wordt toegelicht. Zo wordt inzicht en begrip gekweekt bij gebruikers en opdrachtgevers.